Automatize as demandas dos clientes

Crie modelos de projetos para garantir o gerenciamento e execução dos processos de acordo com os padrões definidos pela sua empresa. Com o Runrun.it, você simplifica o fluxo de trabalho e aumenta a produtividade nos projetos.

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Uma breve pesquisa em uma ferramenta do Google sugere que as pessoas buscam muito mais sobre produtividade do que sobre gestão do tempo. Rentabilidade também é uma preocupação, enquanto que a gestão do tempo fica para trás. No entanto, não é possível aumentar a produtividade ou aumentar a rentabilidade de uma empresa sem gerenciar o tempo das pessoas envolvidas na operação.

Benefícios do Controle do Tempo

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Gestão de tarefas / projetos
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Benefícios do controle do tempo

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Gestão do Tempo para aumentar a Rentabilidade e a Produtividade da sua empresa

Em empresas de serviços, com entregáveis de cunho intelectual, a folha de pagamento chega a comprometer até 70% os custos. Isso quer dizer que você, empreendedor, está pagando pelo tempo dos seus funcionários. Nada mais estratégico, portanto, que entender como eles investem esse precioso recurso. Ou seja, o tempo é matéria-prima da sua empresa.

Vamos entender um pouco melhor sobre isso? O que você vai ler neste artigo sobre produtividade, rentabilidade e gestão do tempo (clique sobre o número que interessar mais):

fonte: Keyword ideas, Google Ads

Gestão 
do Tempo Automatizada

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Tempo é Dinheiro

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Mensurando custos através da mensuração de tempo no Runrun.it

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Como usar o Runrun.it para controlar custos, aumentar a rentabilidade a produtividade

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Benefícios do Controle do Tempo

Existem centenas de pequenas mudanças que podem ser feitas no seu dia a dia profissional, e já listamos aqui no blog algumas centenas de vezes de como aumentar a produtividade. Elas são super importantes, mas não impactarão de fato a produtividade de um time.

Não existe segredo: quando se começa a olhar para determinado processo ou ação, a consequência é quase sempre tentar melhorá-lo. O aumento da produtividade está intimamente ligado a isso - quem não mede não gerencia.

Então a dica mais importante aqui é: use ferramentas confiáveis para garantir o controle do tempo investido nos projetos, clientes, jobs, processos ou qualquer outra forma criada para você vender seus serviços. Seguem alguns benefícios diretos dessa prática saudável, e o depoimento de nossos clientes sobre eles:

Saber o tempo de execução das atividades

Acompanhar quanto uma demanda demora para ser entregue de ponta a ponta, desde que chegou na sua área ou empresa até a aprovação do cliente (interno ou externo). 

“Precisávamos medir o tempo gasto por cliente para medir o custo e ver o resultado que cada cliente estava trazendo para o negócio. Agora conseguimos enxergar tudo no que podemos chamar de uma gestão 360”

Alexandre Magno - Diretor de Operações da A4D, agência de marketing digital do grupo de comunicação Diários Associados

Identificar os tipos de atividades mais custosas

Entender quais são os drenos de produtividade entre as tarefas executadas pela equipe. Será que fazem reuniões demais? Será que estão gastando muito tempo em refações? Será que o deslocamento para a visita a clientes está custando mais do que o cliente paga pelo atendimento?

“Quando você começa a colocar todas as tarefas e os projetos no papel e medir o tempo de execução, você melhora muito os processos para que sejam realizados em menos tempo. Entramos num ciclo de melhoria contínua. Melhoramos a entrega e a qualidade. No final, conseguimos reduzir o custo operacional da área em 40%”

Renato Oliveira - Gerente de Tributos da Gimba

“Hoje temos uma conversa clara onde os limites não ficam só na base dos argumentos, mas nos dados. Aprendemos a gastar energia na coisa certa. E todos sabem que a nossa recompensa é ter mais organização e clientes mais satisfeitos”

Aline Thober - Gestora de negócios da agência Matriz

Negociar com stakeholders com base em dados

Para empresas de serviços, e para áreas que prestam serviço em grandes empresas, o mais difícil é provar que algo não pode ser entregue num determinado prazo, ou que o custo de um projeto ou uma operação é muito maior do que se espera. Ao medir o tempo investido nas tarefas ou em todas as etapas de um projeto, o gestor tem como provar seu lado: se está com poucos recursos na equipe, quando um projeto será entregue de verdade, o custo real de uma nova frente de trabalho…

“É preciso deixar muito claro para eles: Por que precisamos mudar? Para simplificar o nosso dia a dia, valorizar o tempo, que é o nosso recurso mais precioso, nossa moeda”

Aline Thober - Gestora de negócios da agência Matriz

Medir o desempenho das pessoas

Como você promove as pessoas na sua empresa? Na base da confiança e em conceitos subjetivos? Gerenciando o tempo que elas demoram para entregar as tarefas, é possível usar dados para o reconhecimento dos profissionais - que pode ser da forma que mais faça sentido para a sua organização.

Obter um planejamento preciso

Sua equipe não sabe quanto tempo demora para produzir um banner “porque cada caso é um caso”? E isso se repete em todas as demais tarefas da área? Assim fica difícil planejar a capacidade de receber tarefas de cada profissional. Sabendo a média de tempo que cada tipo de tarefa demora para ser executado fica muito mais simples fazer um planejamento em que os prazos de entrega sejam sensatos e verossímeis.

“Antes achávamos que era necessário certo esforço para entregar determinada atividade / projeto. Agora temos a certeza. Isto ajudou a verificarmos também o esforço para atender determinado nível de cliente, assim como a rentabilidade de cada um”

Matheus Amoni - Gerente de Negócios e Operações

Fornecer treinamentos apenas quando necessário

Em uma equipe em que as pessoas executam os mesmos tipos de tarefa, é possível entender quem está precisando de ajuda, treinamento e até reciclagem profissional. Ao comparar o tempo médio de entrega de um tipo de tarefa com as médias pessoais, você consegue identificar facilmente quem está com dificuldade (ou enrolando).

Quero mensurar o tempo da equipe

Gestão do Tempo Automatizada

Uma vez que você entenda a necessidade de fazer o controle do tempo das pessoas que trabalham para você, o próximo passo é conhecer as formas de realizá-lo. Abaixo, algumas ferramentas que você pode usar:

1. Preenchimento manual

Seja através de uma planilha de horas registradas, ou algum sistema que permita inputar o tempo trabalhado em cada tarefa, essa forma de produzir um timesheet é a mais arcaica e passível de erro. Isso porque as pessoas costumam anotar no fim da semana, e se esquecem do tempo que realmente dedicaram a cada tarefa, ou cliente.

Se as suas equipes são alocada apenas em um projeto por vez, então não é problema. Mas se uma equipe trabalha para vários clientes e projetos ao mesmo tempo, com as planilhas manuais fica difícil entender qual está demandando mais tempo (e mais custo) da sua empresa.

2. Aplicativos de medição de tempo

Há várias opções no mercado, mas falta a visão do todo. Apesar do profissional saber quanto tempo ele dedicou naquela tarefa, ele terá que conectar essa informação a dados que o gestor possa cruzar para fazer uma análise realmente estratégica do tempo investido pela equipe.

Por conta disso, normalmente o gestor integra esses aplicativos (ou plugins) a outras ferramentas de gestão para ter um tracking organizado do que, quem e quando foi feito e para quem. A quem faz isso, o mais recomendado é uma ferramenta de gestão completa, como indicamos abaixo.

3. Ferramentas de gestão com time tracking integrado

Já pensou que você trabalha para ganhar dinheiro, mas perde parte dele trabalhando? Explico: quanto tempo você usa delegando tarefas, conferindo se está tudo correto e dentro dos prazos, e ainda procurando arquivos e dados para produzir seus relatórios? Todo esse tempo, desperdiçado até então, poderia ter sido usado para pensar novas estratégias.

Por isso, uma ferramenta de gestão integrada é a opção mais indicada para gestores que precisam ter o controle do que está sendo feito ao mesmo tempo que precisam que sua equipe esteja na mesma página, sem perda de informações nem ruídos gerados pelo e-mail ou ferramentas de chat.

O time tracking é um recurso que facilita o registro das horas, além de disparar dados para diversos tipos de relatórios gerenciais, dashboards e timesheets automáticos. Ele exige o menor esforço da equipe e, como resultado, o gestor tem acesso a informações confiáveis, tanto do tempo investido quanto das conversas e decisões a respeito do fluxo de trabalho. Nada se perde.

“A equipe entendeu bem a necessidade do controle de horas para a melhora da gestão da empresa e não como um controle de trabalho. A mudança cultural em relação ao lançamento de atividades e horas é uma barreira que estamos quebrando”

Matheus Amoni - Gerente de Negócios e Operações da A4D, agência de marketing digital do grupo de comunicação 
Diários Associados

Experimentar o time tracking agora

Tempo é Dinheiro

É um dos clichês mais antigos do mundo, e você insiste em ignorá-lo. Se chegou aqui, é porque passou a entender que só é possível gerenciar sua empresa direito se conseguir controlar o tempo que as pessoas investem nos projetos ou clientes.

Conduzir um projeto com um software é absorver toda a informação que ele fornece. Basta pensar que com os relatórios digitais você poderá verificar quanto tempo e quanto dinheiro foram gastos nas etapas, e se tudo corre conforme o planejado. E também saberá precificar melhor seu serviço ou produto, sabendo quanto ele realmente vale.

“A expectativa era melhorar a nossa gestão da base de clientes e da operação em si. O Runrun.it nos atendeu perfeitamente. Hoje, conseguimos olhar para os clientes, as atividades e os processos. Já temos relatório de tudo e resposta para praticamente todas as necessidades”

Alexandre Magno - Diretor de Operações da A4D, agência de marketing digital do grupo de comunicação Diários Associados

Você sabe se tem lucro com todos os clientes?

Mensurando custos através da mensuração de tempo no Runrun.it

O Runrun.it foi pensado a partir de princípios ágeis, para facilitar a comunicação entre as equipe, organizar o workflow e ser um repositório de arquivos e decisões. Mas, sobretudo, para fornecer ao gestor dados confiáveis sobre o tempo investido pela equipe nos projetos e clientes e, com isso, possibilitar a redução de custo ou o aumento da rentabilidade dos projetos.


No vídeo abaixo, Renato Oliveira, Gerente de Tributos da Gimba, explica como conseguiu reduzir 40% do custo de sua área com o uso do Runrun.it. Confira o depoimento completo aqui.

Já a agência Cupola, de Curitiba, conseguiu aumentar receita em 50% aumentando a equipe em apenas 5%. Com o uso do Runrun.it, os clientes passaram a ser muito mais rentáveis. Confira o depoimento de Renata Maciel, Diretora de Atendimento, abaixo ou o documento completo aqui.

Como usar o Runrun.it para controlar custos, aumentar a rentabilidade a produtividade

Horas por cliente, projeto e etapa

Não é preciso nenhum treinamento complexo: sua equipe dá o Play nas tarefas e só! Com essa simples ação, você já tem acesso a relatórios automáticos que podem ser filtrados por cliente, projeto, equipe, tag, período… você pode fazer múltiplas combinações!

Isso porque as tarefas são conectadas a tipos, clientes, projetos e suas etapas. Dessa maneira, o sistema relaciona o tempo dedicado a cada agrupamento e facilita a sua vida quando você precisa analisar o tempo empregado a eles.

O sistema produz relatórios de Horas por Projeto, Esforço por Tipo de Tarefa entre outros, incluindo de Horas Registradas, para você conferir se todos estão usando o 
Runrun.it corretamente e registrando as horas sem erros. Esses relatórios podem ser enviados por e-mail, baixados em *pdf ou impressos.

Relatório Horas por Projeto

Relatório Horas Registradas

Mas as dúvidas não saem da sua cabeça:

  • Refações estão tomando muito tempo da minha equipe? 
  • Ou são as reuniões que estão acabando com a nossa produtividade?
  • O cliente está demorando muito para devolver as aprovações? 
  • As pessoas estão investindo tempo nos tipos de tarefas para as quais elas foram contratadas?
  • Quem está trabalhando mais para cada projeto e cliente?

Tudo isso será possível responder com as planilhas automáticas do Runrun.it:

Relatório de Planilha Timesheet por Cliente

Se você precisa de uma mãozinha para cruzar dados no Excel, o vídeo abaixo dá uma ajuda:

Relatório de custos

É muito simples! A partir da configuração da hora/homem de cada funcionário no sistema, o Runrun.it cruza com o tempo que aquela pessoa investiu em cada projeto e cliente, e fornece relatórios de custos.

Para calcular o custo da hora de cada funcionário à sua empresa, você tem que considerar seu custo total por mês (salário, benefícios, férias, impostos etc) e dividir pelo número de horas trabalhadas no mês (normalmente 8 x 5 x 4 = 160).

E o relatório de Custo por Cliente sai como a imagem indicada abaixo, com a despesa total do período e também por colaborador. Com ele, é possível saber:

  • Como as pessoas estão dividindo seu tempo (e o custo da empresa) nos diversos projetos
  • Quanto os projetos prioritários da empresa estão sendo prioridade para a equipe
  • Se o cliente que mais paga é o mais rentável
  • Os gargalos de orçamento de cada projeto

E fique tranquilo: como os custos de um cliente ou projeto normalmente são confidenciais, qualquer informação sobre dinheiro estão visível apenas para usuários com permissão de Administrador ou Gestor.

Relatório de Custos

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Relatório Esforço por Tipo de Tarefa

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Mensurando custos através da mensuração de tempo no Runrun.it

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